On continue notre saga interviews avec M. Boris Finot, responsable des services généraux de la CAF de la Haute-Garonne, un de nos tous nouveaux clients dans le Sud. Avec une équipe de quatre personnes, ils sont en charge de l’exploitation de l’ensemble des sites, une douzaine dans tout le département. Ils gèrent également tous les services associés aux usagers, du nettoyage à la maintenance, en passant par les travaux de rénovation des sites. A l’été 2021, ils lancent un appel d’offres à la recherche d’un AMO nettoyage pour les accompagner dans la gestion de leur appel d’offres nettoyage, le lancement du nouveau marché prévu en avril 2022 et la mise en place du titulaire retenu et du suivi qualité. Notre cabinet remporte le marché et une solide collaboration s’engage. Dans une démarche d’amélioration continue, nous avons cherché à comprendre ce qui pousse les entreprises, du secteur privé ou public, comme la CAF de la Haute-Garonne à s’entourer d’un AMO – assistance à maîtrise d’ouvrage nettoyage tel que Négo-Partner pour la gestion de leurs appels d’offres. Retour sur notre échange avec M. Boris Finot.
Pourquoi s’être entouré d’un AMO nettoyage pour la gestion de votre appel d’offres ?
Au printemps 2021, la question du nettoyage s’est posée, avec le terme du contrat approchant à grands pas et la nécessité de relancer notre appel d’offres. Avec mon équipe, et notamment avec la personne en charge du suivi du contrat de nettoyage, nous avons vite réalisé que l’on partait de trop loin pour créer de toutes pièces un CCTP. Aussi, repartir sur une base historique désuète n’était certainement pas la bonne méthode. Avec beaucoup d’agents mais très peu d’heures effectives, l’annexe 7 transmise par le prestataire sortant présentait une très grande masse salariale rendant la gestion plus compliquée. Et par manque de connaissance juridique dans le domaine du nettoyage, nous n’arrivions pas à trouver les solutions pour un déploiement adéquat de l’annexe 7 reprise du personnel. De plus, à travers la démarche RSE de notre organisme, nous avions une réelle volonté de basculer vers du travail en journée et en continu : à nouveau, une démarche assez complexe, sur laquelle nous manquions de connaissances pour la mise en œuvre mais surtout de temps pour réaliser sourcing et benchmark. Sans difficultés techniques majeures, nous désirions néanmoins améliorer techniquement le contrat de nettoyage, non pas uniquement dans le cahier des charges, mais sur les modalités de gestion du marché avec notamment la mise en place des mesures coercitives d’une part, et l’amélioration de la relation et du contact managérial avec l’entreprise, d’autre part. Aussi, à la lueur de ces éléments, nous avons rapidement été convaincu par la nécessité de se faire accompagner par un cabinet expert d’AMO nettoyage.
Quels éléments ont motivé votre choix, Négo-Partner ?
Son caractère d’expert spécialisé en nettoyage, hors de cette dimension généraliste des cabinets d’AMO, avec une proposition technique claire et complète résolument tournée vers l’humain et une proposition financière cohérente nous a séduit. Nous avons également retenu le professionnalisme et la disponibilité des équipes avec un calendrier d’intervention proposé très réaliste. Aussi, la proximité géographique répondant à notre besoin en réactivité a été un vrai plus. Finalement, avec une compréhension parfaite de la réalité du terrain et une vraie empathie envers les sociétés de nettoyage, notre choix final s’est porté sur Négo-Partner.
Et justement, que vous apporté Négo-Partner dans la gestion de votre AO ?
Tout d’abord, un accompagnement et des connaissances techniques, juridiques et administratives liées au contrat de nettoyage et à la prestation elle-même, au-delà de nos espérances. On ne s’attendait pas à autant de technicité sur l’appel d’offres, ce qui a d’ailleurs poussé certaines entreprises de propreté à être plus innovant. Négo-Partner nous a notamment proposé un CCTP et un DGPF, très détaillés et poussés grâce à une méthode de travail unique et éprouvée. Sur recommandation de Négo-Partner, nous avons intégré les remises en état annuelles au cahier des charges, jusque-là initiés par bons de commandes à prestations exceptionnelles. D’autres éléments ont également été mis en lumière. Par exemple, à nos yeux, toutes les auto-laveuses étaient identiques, mais son expertise a permis de révéler que la pénibilité au travail peut être réduite par sept en fonction du matériel choisi. Négo-Partner a pertinemment cerné notre volonté de valoriser la démarche humaine à travers notre appel d’offres, notamment en termes de réorganisation, de management ainsi que de travail en journée et en continu. Il a su proposer des recommandations pertinentes, comme l’intégration, au cahier des charges, d’un plan de progrès et d’un plan d’accompagnement par les entreprises de propreté. Avec une connaissance pointue de l’Annexe 7, la reprise du personnel a été parfaitement gérée et bornée. Finalement, cette volonté de valoriser la dimension humaine du contrat engendre forcément des coûts supplémentaires : mise en place du plan de progrès pour le travail en journée, ou encore réorganisation au niveau managérial. Et malgré tout, nous avons réussi à obtenir un prix contenu, tout à fait cohérent avec l’estimation faite par Négo-Partner. On est ainsi bien loin de cette image de « cost-killer » qui colle parfois encore à la peau des AMO. Avant de vouloir réduire les coûts à tout prix, nous nous sommes surtout positionnés dans une démarche commune pour un maintien du marché et une amélioration continue de la qualité des prestations.
Un mot pour la fin?
Nous sommes très satisfaits de la prestation de Négo-Partner, que nous recommandons sans hésiter. Aujourd’hui, nous entamons la partie mis en place des prestations et suivi qualité et sommes convaincus que le succès du marché sur le long terme tient dans une démarche commune et tripartite entre la société de propreté retenue, la CAF de la Haute Garonne et Négo-Partner. Si tout le monde y trouve son compte, alors tout le monde est gagnant !
Négo-Partner, et si on remettait au propre votre contrat de nettoyage ?
Cabinet d’AMO – assistance à maitrise d’ouvrage nettoyage
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